Ultimul speaker își termină prezentarea.

Aplauze.

Participanții se ridică, se fac ultimele fotografii, se schimbă câteva cărți de vizită, echipa începe să strângă materialele, iar sala se golește încet.

După săptămâni sau poate luni de pregătire, evenimentul s-a terminat.

Și apare inevitabil întrebarea:

„Cum a fost?”

„Foarte bine!”

„Sala a fost plină.”

„Lumea părea încântată.”

„Speakerii au fost extraordinari.”

„Am primit multe felicitări.”

Toate sunt semnale bune.

Dar există o întrebare mai importantă:

A fost evenimentul cu adevărat un succes?

Pentru a răspunde, aplauzele nu sunt suficiente.

Înainte să măsori succesul, trebuie să știi ce înseamnă succesul

Un eveniment cu 500 de participanți poate fi un succes enorm pentru un organizator și o dezamăgire pentru altul.

Totul depinde de obiectiv.

Dacă organizezi o conferință pentru awareness, numărul de participanți și vizibilitatea pot fi extrem de importante.

Dacă organizezi un eveniment B2B pentru generarea de oportunități comerciale, poate că 30 de conversații relevante valorează mai mult decât 1.000 de participanți.

Dacă organizezi un eveniment pentru o comunitate, engagementul și dorința oamenilor de a reveni pot conta mai mult decât numărul de bilete.

De aceea, cea mai importantă întrebare ar trebui pusă înainte de eveniment:

„Ce trebuie să se întâmple pentru ca noi să considerăm acest eveniment un succes?”

Abia apoi putem decide ce măsurăm.

1. Câți oameni s-au înscris și câți au venit?

Primul indicator este și cel mai evident.

Să presupunem că ai avut:

500 de persoane înscrise.

Sună excelent.

Dar dacă la eveniment au ajuns doar 310?

Numărul de înscrieri spune cât de atractivă a fost promisiunea evenimentului.

Numărul de participanți efectivi spune altceva.

De aceea, urmărește cel puțin trei cifre:

Înscrieri → Confirmări → Participări efective

Diferențele dintre ele pot spune o poveste foarte interesantă.

Dacă ai multe înscrieri, dar puține participări, poate trebuie îmbunătățită comunicarea dinaintea evenimentului.

Dacă înscrierile sunt puține, dar aproape toți cei înscriși participă, problema poate fi promovarea, nu experiența.

Nu privi cifrele izolat.

Privește traseul participantului.

2. Oamenii au rămas?

Ai avut 400 de oameni în sală la ora 10:00.

Excelent.

Dar câți mai erau acolo la 16:00?

Este o diferență importantă.

O sală plină la deschidere arată că oamenii au fost interesați să vină.

O sală plină la ultima prezentare arată că ai reușit să îi faci să rămână.

Dacă ai posibilitatea să urmărești participarea pe parcursul zilei, poți descoperi lucruri foarte utile.

La ce sesiuni a fost sala plină?

Când au început oamenii să plece?

Ce workshopuri au atras cel mai mult interes?

Ce subiecte au funcționat?

Uneori cel mai valoros feedback nu este ceea ce spun participanții.

Este ceea ce fac.

3. Nu întreba doar „Ți-a plăcut?”

La finalul evenimentului apare clasicul formular:

„Cum ai evalua evenimentul de la 1 la 5?”

⭐⭐⭐⭐⭐

Util?

Da.

Suficient?

Nu.

Un participant poate da 5 stele pentru că mâncarea a fost bună, locația frumoasă și atmosfera plăcută.

Dar poate nu a învățat nimic relevant.

Încearcă să pui întrebări mai specifice:

„Care a fost cea mai valoroasă parte a evenimentului?”

„Ce sesiune ți-a fost cea mai utilă?”

„Ce ai schimba la următoarea ediție?”

„Ai recomanda evenimentul unui coleg?”

Și una dintre întrebările mele preferate:

„Ce ți-ai fi dorit să găsești la eveniment și nu ai găsit?”

Acolo pot apărea ideile pentru ediția următoare.

4. Engagementul: oamenii au participat sau doar au fost prezenți?

Imaginează-ți două evenimente.

La primul participă 800 de persoane.

Stau pe scaune, ascultă prezentările și pleacă.

La al doilea participă 400.

Pun întrebări. Votează în sondaje. Participă la workshopuri. Fac fotografii. Cunosc oameni noi. Oferă feedback. Distribuie experiența online.

Care dintre cele două a avut mai mult succes?

Nu există un răspuns universal.

Dar numărul de participanți nu spune întreaga poveste.

Prezența și implicarea sunt două lucruri diferite.

În funcție de format, poți urmări interacțiunile cu speakerii, participarea la sesiuni, răspunsurile la poll-uri, întrebările trimise, activitățile completate sau conținutul distribuit.

Un participant activ este, de obicei, un participant mult mai conectat la experiență.

5. Networkingul chiar s-a întâmplat?

„Networking” apare pe agenda aproape oricărei conferințe.

Networking break – 30 min.

Punem cafeaua pe mese și presupunem că magia se întâmplă.

Uneori se întâmplă.

Alteori vezi 200 de oameni uitându-se în telefon.

Dacă networkingul este unul dintre obiectivele evenimentului, merită tratat ca atare.

Poți întreba participanții:

„Ai cunoscut cel puțin o persoană cu care vrei să păstrezi legătura după eveniment?”

Sau:

„Câte conexiuni profesionale relevante ai făcut?”

Nu trebuie să numeri fiecare conversație din sală.

Dar trebuie să înțelegi dacă ai creat contextul în care conversațiile respective să apară.

Pentru că un participant poate uita peste o lună ce scria pe slide-ul 47.

Dar s-ar putea să nu uite persoana pe care a cunoscut-o în pauza de cafea și cu care a început ulterior o colaborare.

6. Câte lead-uri ai generat?

Pentru un eveniment comercial, aici lucrurile devin foarte interesante.

Ai avut 1.000 de participanți.

Dar câți sunt potențiali clienți?

Câți au discutat cu echipa ta?

Câți au solicitat o ofertă?

Câte întâlniri au fost stabilite după eveniment?

Și, peste câteva luni:

Câte dintre aceste conversații s-au transformat în business?

Uneori un eveniment aparent mic poate produce rezultate comerciale extraordinare.

De aceea, pentru evenimentele B2B, succesul nu ar trebui evaluat doar în ziua evenimentului.

Unele rezultate apar după săptămâni sau luni.

7. Ce s-a întâmplat online?

Evenimentul nu mai există doar în sala în care are loc.

Fotografii.

Story-uri.

Postări.

Mențiuni.

Hashtag-uri.

Clipuri.

Comentarii.

Distribuiri.

Toate pot extinde experiența mult dincolo de participanții prezenți fizic.

Dar din nou, nu urmări doar numerele mari.

100.000 de afișări sună spectaculos într-un raport.

Întrebarea este ce au produs acele afișări.

Au apărut conversații?

Au crescut căutările pentru brand?

Au venit înscrieri pentru ediția următoare?

Au apărut cereri comerciale?

Vanity metrics arată bine într-un PowerPoint.

Impactul este mai important.

8. Ar veni oamenii din nou?

Poate unul dintre cei mai simpli indicatori ai unei experiențe bune este:

„Ai participa și la următoarea ediție?”

Dacă răspunsul este „da”, ai făcut ceva bine.

Dacă participantul spune și:

„Și vin cu încă doi colegi.”

Ai făcut ceva foarte bine.

Un eveniment puternic nu se termină când se sting luminile.

Construiește anticipare pentru următorul.

9. Ascultă și echipa, nu doar participanții

Există o sursă de feedback pe care organizatorii o ignoră uneori:

propria echipă.

La câteva zile după eveniment, fă un debrief.

Nu peste două luni.

Atunci jumătate dintre probleme vor fi deja uitate.

Întreabă:

Ce a mers foarte bine?

Ce a mers prost?

Ce ne-a luat inutil de mult timp?

Ce problemă s-a repetat?

Ce ar trebui automatizat?

Ce nu mai facem niciodată?

Ce păstrăm obligatoriu la ediția următoare?

Uneori cea mai valoroasă concluzie nu este despre participanți.

Este despre procesul de organizare.

Nu încerca să măsori tot

Există riscul opus.

Dashboarduri.

Grafice.

Procente.

Zeci de KPI.

Și, la final, nimeni nu mai știe ce contează.

Pentru fiecare eveniment, alege câțiva indicatori direct legați de obiective.

Poate sunt:

participarea efectivă, rata de no-show, engagementul, satisfacția, conexiunile create, lead-urile și intenția de revenire.

Pentru alt eveniment vor fi complet diferiți.

Important este ca datele să te ajute să iei o decizie.

Dacă un indicator nu schimbă nimic din ceea ce vei face data viitoare, întreabă-te cât de important este să îl măsori.

Aplauzele sunt începutul evaluării, nu finalul evenimentului

Un eveniment poate părea extraordinar în momentul în care ești în sală.

Muzica merge.

Sala este plină.

Speakerul primește aplauze.

Oamenii fac fotografii.

Instagramul este plin de story-uri.

Dar adevărata valoare se vede după.

Ce au învățat oamenii?

Pe cine au cunoscut?

Ce conversații au început?

Ce acțiune au făcut după eveniment?

Vor reveni?

Și ce vei face tu diferit la următoarea ediție?

Pentru că succesul unui eveniment nu se măsoară doar prin câți oameni ai reușit să aduci într-o sală.

Se măsoară prin ce s-a întâmplat datorită faptului că i-ai adus împreună.

Iar când ultimele aplauze s-au terminat, începe probabil cea mai importantă întrebare:

„Bun. Ce am creat, de fapt?”